[ 응용 ] 엑셀 데이터 분류하여 인쇄하기, 팀별 부서별로 데이터 인쇄하기

하나의 시트에 모든 부서 또는 모든 팀들의 자료가 모아져 있을 때

팀별 또는 부서별로 간단하게 인쇄하는 방법입니다.

 

부분합을 사용하면 간단하게 팀별 또는 부서별 자료를

나누어 인쇄가 가능합니다.

 

 준비하기

 

아래와 같이 반별 성적표를 준비했습니다.

아래 시트 자료를 A반, B반, C반, D반 나누어 인쇄하려 합니다.

 

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 부분합 설정하기

 

먼저 아래 그림과 같이 데이터의 범위를 설정해 줍니다.

 

위 데이터 같은 경우는 모든 열이 붙어 있기 때문에

위 그림과 같이 데이터 범위를 정해주어야 합니다.

 

만약 아래 그림과 같이 데이터의 열과

그 외의 열이 연속되지 않고 떨어져 있다면

데이터가 있는 부분의 아무 셀이나 선택한 상태로

다음 단계를 진행해도 됩니다.

 

 인쇄 페이지 나누기

 

다음 데이터 → 부분합을 누르면 아래 그림과 같은 부분합 창이 나타납니다.

 

데이터를 나누어 인쇄할 때 중요한 부분은

그룹화할 항목을 잘 선택해 주는 것입니다.

위 데이터에서는 반을 기준으로 데이터를 인쇄할 것이기 때문에

그룹화할 항목으로 반을 선택했습니다.

 

그다음 그룹 사이에서 페이지 나누기를 반드시 체크합니다.

 

사용할 함수나 부분합 계산 항목은 적당한 거 선택해 주시면 됩니다.

데이터가 모두 텍스트라면 사용할 함수는 개수로 선택하시는 게 더 좋을 것 같습니다.

 

이렇게 설정하고 확인을 누릅니다.

 

그러면 아래 그림과 같이 부분합이 계산된 상태가 나타납니다.

 

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 인쇄 설정하기

 

이제 이 상태에서 인쇄 미리 보기를 해보겠습니다.

아래 그림이 조금 이상하긴 하지만,

한 페이지에 한 반씩 인쇄가 되게 설정이 되었습니다.

 

먼저 페이지별로 제목이 반복되게 합니다.

페이지 레이아웃 → 인쇄 제목을 실행하여 페이지 설정 창을 띄운 후

반복할 행에 1행~3행을 입력합니다.

반복할 행 부분을 선택하고 드래그로 행을 선택하시면 됩니다.

 

이렇게 설정하고 인쇄 미리보기를 다시 하시면

방금 반복할 행으로 지정한 부분이 각 페이지에 모두 나타납니다.

 

그다음 제목 행에 필터를 걸고 

필요한 부분만 화면에 보이게 체크해 줍니다.

 

이렇게 설정하고 인쇄 미리 보기를 실행해 보면

아래 그림과 같이 반 별 자료가 각 페이지에 나누어 인쇄됩니다.

 

이제 나머지 정렬, 여백 등을 정하시고 인쇄를 누르면

간단하게 분류별로 페이지를 나눠 인쇄하실 수 있습니다.

 

 주의할 점

 

부분합을 하실 때는 반드시 정렬이 선행되어야 합니다.

위 예시 데이터의 경우

이미 반이 A반 ~ D반 순서로 정렬이 되어 있기에 문제가 없으나,

A반 사이에 C반이 들어가 있고, B반 사이에 D반이 들어가 있는 등

데이터 정렬이 제대로 안되어 있으면

부분합은 의도한대로 동작하지 않을 수 있습니다. 

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